OBJECTIFS PRINCIPAUX :

  • Être en charge du bon déroulement de la réception, gérer les appels téléphoniques entrants et sortants, accueillir les visiteurs et effectuer d’autres tâches administratives et comptables.

  • S’adapter à la diversité des entreprises, des différentes clientèles, des fournisseurs, des partenaires, des membres de la direction et aux variations des flux d’activités.

  • Se montrer courtois, discret et discerner les différents de degrés de confidentialité des informations.

FONCTIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES :

Administration Et Comptabilité

  • Comptabilités générales sous le contrôle du cabinet comptable externe ;

  • Participer à la détermination de devis, de coûts, de budgets en synthétisant une présentation des analyses;

  • Suivre l'état des stocks, identifier les besoins en approvisionnement et établir les commandes de fourniture de bureau / moyens généraux et faire le suivi lors de la livraison ;

  • Rangement, classement et suivi comptable des factures et bons de commande ;

  • Traitement des documents financiers (factures/frais/extraits bancaires/relevés de compte) en maintenant un registre des débiteurs et créanciers ;

  • Gérer et mettre à jour un système de classement des dossiers ;

  • Éditer et transmettre les différents documents / rapports ;

  • Participer à l’élaboration du budget et dresser les documents d’analyse financière et de suivi budgétaire ;

  • Assurer en back-up les tâches de secrétariat : frappe, mise en forme, scan et impression de documents notamment ; enregistrer et répondre aux demandes de la Direction.

Réception

  • Assurer l’accueil physique et téléphonique (appels sortants et entrants) ;

  • Répondre efficacement aux demandes des clients, des partenaires, des fournisseurs et de la direction ;

  • Enregistrer, trier et dispatcher le courrier en interne et suivre avec le planton pour l’externe ;

  • Communiquer et attribuer les informations reçues à la réception aux services concernés ;

  • Gestion de la réservation des salles de réunions et pour les autres activités ;

  • Organiser le relai du standard afin de maintenir un taux de décrochage efficient.

PROFIL RECHERCHÉ :

Vos connaissances

  • Avoir une connaissance de base en comptabilité, secrétariat et administration ;

  • Autonomie informatique : Excel, Word, Powerpoint, Internet, messagerie, etc. ;

  • Maîtriser le français à l’oral comme à l’écrit et avoir une bonne connaissance de la langue anglaise.

Votre savoir-faire

  • Repérer les données pertinentes, les retraiter en vue d’une analyse ;

  • Discerner les informations confidentielles de celles qui sont diffusables ;

  • Respecter et s’adapter aux échéances et aux flux en distinguant les priorités et les urgences ;

  • Suivre son activité en alimentant des tableaux de bords et statistiques ;

  • Être apte à résoudre des situations complexes ;

  • Faire preuve au quotidien d’un vif d’esprit d’analyse, d’initiative et de réactivité.

Votre savoir être

  • Assiduité et ponctualité ;

  • Excellente présentation et sens de l’accueil ;

  • Savoir communiquer et échanger ;

  • Être organisé et méthodique ;

  • Avoir une capacité d’écoute ;

  • Être apte à travailler en équipe et dans un environnement multiculturel ;

  • Grande disponibilité et d’autonomie.

Votre expérience

  • Le poste s’adresse à un(e) professionnel(le) de formation équivalente Bac/HSC, pratiquant de manière courante la langue française et disposant d’une expérience réussie à la comptabilité de base et au service clientèle d’au moins 1 an ;

  • Le poste est également ouvert aux débutants. Toutefois, suivre sa formation en alternance (dans le cadre d'un Diplôme) constituera un bon tremplin vers l'emploi.

Situé au 5 Rue St Georges à Port-Louis, le Groupe offre une atmosphère de travail agréable dans un cadre culturel d’exception (maison coloniale qui date du 20ième siècle et galerie d’art), incluant un déjeuner, une assurance médicale et un salaire à la hauteur de vos ambitions.