ASSISTANT ADMINISTRATION ET FINANCE PROJET (H/F)

Le groupe Agence française de développement (AFD) agit depuis soixante-dix ans pour lutter contre la pauvreté et favoriser le développement dans les pays du Sud et dans l’Outre-mer. Il finance, accompagne et accélère les transitions vers un monde plus juste et durable.

La mission de l’Agence de Port-Louis est d’accompagner le nouveau palier de développement de Maurice et de faciliter son intégration dans la région de l’océan Indien.

Dans ce cadre, et avec le soutien de la Commission de l’Océan Indien (COI) et de l’Union Européenne (UE) et du Fond Vert pour le Climat (FVC), l’AFD Maurice lance un nouveau projet d’amélioration des services météorologiques, climatiques et hydrologiques dans la région du sud-ouest de l’océan Indien pour accroître la résilience météorologique et climatique. Ce projet se développe dans un contexte où les événements météorologiques extrêmes (les inondations induites par les pluies de cyclones tropicaux et non tropicaux) augmentent à la fois en fréquence et en intensité dans la région.

Dans ce contexte, l’AFD recherche un consultant pour apporter son aide à l’équipe de l’AFD et un suivi lors de la mise en œuvre du projet notamment sur les aspects administratifs et financiers. Basé dans les bureaux de Port Louis, ce consultant sera l’interface entre l’AFD et l’unité de Project Management de la COI.

Le consultant sera responsable de :

• Effectuer toutes les tâches de suivi et de reporting du projet sous la supervision de l’AFD, notamment vis-à-vis du Fond
• Vert pour le Climat, de l’UE et de l’utilisation des fonds et des décaissements de l’AFD,
• Assurer le suivi y compris des dépenses d’approvisionnement (sur les aspects financiers et contractuels)
• Soutenir la coordination du projet avec la COI et les partenaires externes
• En particulier, le consultant réalisera les tâches suivantes:

Assurer la bonne mise en œuvre du programme en termes d’approvisionnement, administration et finance :

• Cohérence globale entre le budget annuel/la planification des décaissements et le budget/décaissement effectif du projet ainsi que l’adéquation du contenu et du format dans lequel le budget est présenté avec les attentes de l’AFD, de l’UE et du FVC
• Gérer le processus de décaissement aux bénéficiaires du FVC, UE et AFD
• Cohérence et suivi du plan de passation des marchés dans le respect des règles de passation des marchés de l’AFD. En particulier, le consultant, sous la supervision de l’équipe projet de l’AFD (Agence à Port Louis et siège), appuiera la rédaction des avis de non-objection à remettre à la COI (pour le plan budgétaire annuel, le plan de passation des marchés, le recrutement, les rapports annuels, audits, passation de marchés sur les équipements et assistance technique..)

Responsabilité envers les partenaires financiers :

• Elaboration de rapports techniques, financiers et narratifs intermédiaires, finaux au FVC et à l’UE, ainsi que l’examen des rapports à mi-parcours et d’évaluation à la fin du projet
• Support à l’équipe du projet du siège de l’AFD pour fournir des informations au FVC et à l’UE en ce qui concerne toute question qu’ils pourraient avoir sur le projet
• Appuyer l’AFD et la COI dans la préparation de mission(s) d’audit par les partenaires financiers
•  Soutenir l’agence dans la préparation de la mission d’évaluation par les partenaires financiers

Appui au suivi général, contrôle ex post et cohérence du programme budgétaire :

• Coordination globale et circulation régulière de l’information entre les différents acteurs impliqués dans le projet (COI, AFD, FVC, etc…)
• Contrôle des outils de conception (graphiques, feuilles excel, check-lists…) pour l’AFD, nécessaires pour assurer un suivi efficace du projet budgétaire et la cohérence programmatique des activités mises en œuvre, y compris sur les aspects de communication
• Lorsque nécessaire, contribuer à préparer/organiser et participer aux réunions de suivi avec les équipes AFD et les partenaires impliqués dans le projet
• Suivi et examens ex-post des rapports périodiques élaborés par la COI (audit/budget/rapports techniques et de communication..)
• En relation avec l’équipe-projet, proposer des améliorations organisationnelles, le cas échéant,pour la mise en œuvre du programme et l’exécution du budget

Calendrier, méthodes de travail :

• Le consultant travaillera sous la supervision directe de l’Agence de Port Louis et interagira avec le chef de projet (PM) de l’AFD au sein de la division eau et assainissement et des équipes de gestion des fonds basés au siège de l’AFD à Paris.
• Il/Elle sera susceptible de participer aux réunions interne avec l’équipe du projet AFD ainsi qu’à des réunions externes avec la COI et d’autres partenaires concernés impliqués dans le projet.

Tagged as: admin, finance